I. Descripción del Puesto: Responsable de las operaciones administrativas de toda la oficina
II. Objetivo del Puesto: Brindar soporte y resolver las tarea administrativas propias de la oficina de una manera pronta y eficaz.
III. Departamento: Comercial
IV. Puesto al que reporta: Dirección.
Funciones del Puesto
La Responsable de Administración:
·Registra y reporta las incidencias del equipo (inasistencias, vacaciones, incapacidad).
· Realiza el cálculo de comisiones, elabora las facturas y da seguimiento a su cobro.
· Realiza los estudios de mercado y levantamientos. (Recibirás formación sobre como realizarlos).
· Lleva el seguimiento de las visitas ventas, apartados, rentas y renovaciones.
· Realiza la presentación semanal de seguimiento.
· Realiza el reporte de visitas y citas a propiedades.
· Asegura el orden de los expedientes, y el correcto proceso de la formalización de las operaciones.
· Completa los contratos a partir de los modelos de contrato existentes.
· Lleva el control de ingresos y egresos
· Realiza las facturas
· Archivar, organizar, guardar y revisarlos documentos por propiedad y por cliente
· Registra los pagos por cliente
Indicadores de medición:
· Contratos completados sin errores ni faltas de ortografía
· Operaciones concluidas por mes
· Formalización de las operaciones en tiempo:
· Venta (un plazo no mayor a 3 semanas conforme a contrato)
· Renta (un plazo no mayor a 1 semana conforme a intención de renta)
· Seguimientos al día
· Expedientes al día y completos al cerrar la operación
¿Qué esperamos de la Responsable de Administración?
- La responsable de Administración es proactiva, tiene un amplio sentido de trabajo en equipo y genera buenas relaciones en busca de mejores resultados con el equipo, clientes, proveedores, notarías, brokers, etc.
- Funge como soporte para el staff de vendedores apoyándolos y dando solución a problemas.
- Empatía para lograr objetivos cuando muchos estamos involucrados.
- Transparencia, seguimiento y sentido de urgencia.
- Tiene siempre en mente que la finalidad es lograr las ventas.
Perfil del Candidato
I. Estudios
a.Preparatoria terminada
b.Licenciatura trunca o terminada en cualquier área
II. Conocimientos técnicos
a.Excelente ortografía y gramática en la comunicación escrita y oral.
b.Muy buen manejo de excel
c.Paquetería de Microsoft Office.
III. Experiencia laboral
a. Experiencia en el sector de venta de bienes raíces.
b. Deseable experiencia habiendo trabajado con NOTARIAS.
IV. Otros requerimientos
Competencias personales
i. Responsabilidad
ii. Integridad
iii. Eficiencia
iv. Proactividad
v. Trabajo en equipo
vi. Equilibrio entre cuidado de la relación personal y la obtención de resultados
vii. Atención al detalle
viii. Entusiasmo por aprender
Competencias profesionales
i. Pensamiento analítico
ii. Trabajo en equipo
iii. Comprensión lectora
iv. Organización
v. Orientación al objetivo manteniendo una sana relación personal
vi. Excelente ortografía y redacción
Nota: Tenemos apertura a un horario de homeoffice dos veces por semana.
